Arkevia basiert auf einer digitalen Tresorarchitektur, die von Cegedim entwickelt wurde und hauptsächlich über die HR-Dienste der Unternehmen bereitgestellt wird. Der Arbeitnehmer wählt die Plattform nicht selbst aus: Es ist der Arbeitgeber, der den Dienst abonniert und die Erstellung des Dokumentenbereichs auslöst. Diese Besonderheit bestimmt den gesamten Lebenszyklus des Kontos, von der anfänglichen Aktivierung bis zur Portabilität der Dokumente nach einem Ausscheiden.
Trennung der Arbeitgeber- und Arbeitnehmerportale auf Arkevia
Ein häufiger Fehler besteht darin, Arkevia als eine einzige Schnittstelle zu betrachten. Zwei separate Portale existieren mit unterschiedlichen funktionalen Bereichen.
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Auf der Arbeitgeberseite dient das Administrationsportal der automatisierten Ablage von digitalisierten Lohnabrechnungen und der Verbreitung von HR-Dokumenten (Bescheinigungen, Nachträge, Vertragsunterlagen). Das Unternehmen konfiguriert die Verteilungsregeln, die akzeptierten Formate und die Zugriffsrechte nach Arbeitnehmerprofil.
Auf der Arbeitnehmerseite stellt myarkevia.com den persönlichen Bereich für die Einsichtnahme und Archivierung dar. Der Arbeitnehmer findet dort die vom Arbeitgeber hinterlegten Dokumente, kann aber auch eigene Dateien hochladen: Ausweisdokumente, Diplome, Rechnungen, Kontoauszüge. Diese Trennung der Rollen gewährleistet, dass der Arbeitgeber niemals auf die vom Arbeitnehmer hinzugefügten persönlichen Dokumente zugreifen kann und dass der Arbeitnehmer die vom Unternehmen hinterlegten Dokumente nicht ändern kann.
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Wir empfehlen den HR-Verantwortlichen, diese Unterscheidung beim Rollout klar zu kommunizieren, da sie die Akzeptanz durch die Teams beeinflusst. Ein Arbeitnehmer, der versteht, dass sein persönlicher Bereich ihm gehört, auch nach Vertragsende, nutzt die Plattform intensiver. Um alles über Arkevia Frankreich zu erfahren, muss man genau diese Logik des Doppelportals erfassen, die den gesamten Dienst strukturiert.
Aktivierung des Arkevia-Arbeitnehmerkontos: ein zweistufiger Prozess
Die erste Anmeldung beschränkt sich nicht auf ein einfaches Paar aus Benutzername und Passwort. Die anfängliche Aktivierung erfolgt über vorläufige Anmeldedaten, die vom Arbeitgeber übermittelt werden, in der Regel per Post oder über eine sichere E-Mail. Der Arbeitnehmer muss dann ein persönliches Passwort festlegen und seine E-Mail-Adresse bestätigen, um die Kontoerstellung abzuschließen.
Dieser zweistufige Aktivierungsmechanismus stellt ein konkretes Problem dar: Wenn der Arbeitnehmer die Aktivierung nicht innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens vornimmt, können die vorläufigen Anmeldedaten ablaufen. In diesem Fall ist eine Anfrage zur Zurücksetzung beim HR-Service erforderlich. Wir beobachten, dass dieser Schritt einen erheblichen Teil der Supportanfragen im Unternehmen ausmacht.
Sobald das Konto aktiviert ist, erfolgt die Anmeldung direkt auf myarkevia.com. Der Arbeitnehmer behält die Kontrolle über sein Passwort und kann es jederzeit ohne Intervention des Arbeitgebers ändern.
Aufbewahrung der Lohnabrechnungen nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen
Dies ist der Punkt, der Arkevia von einem einfachen internen Speicherbereich unterscheidet. Der Arbeitnehmer behält den Zugang zu seinen Lohnabrechnungen, selbst nachdem er das Unternehmen verlassen hat. Das Konto wird bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht geschlossen.
In der Praxis erfüllt diese Portabilität ein wiederkehrendes administratives Bedürfnis:
- Karriere-Rekonstruktion für die Berechnung der Rentenansprüche, bei der jede Lohnabrechnung über mehrere Jahrzehnte angefordert werden kann
- Einkommensnachweise bei einem Antrag auf Immobilienfinanzierung oder Miete, selbst mehrere Jahre nach einem Arbeitsverhältnis
- Vorgänge bei Pôle emploi oder der Sozialversicherung, die genaue Arbeitnehmerbescheinigungen erfordern
Der Erhalt des Zugangs beruht darauf, dass das Konto dem Arbeitnehmer zugeordnet ist, nicht dem Arbeitgeber. Das Unternehmen hört auf, Dokumente abzulegen, aber der Bereich bleibt aktiv mit dem vollständigen Verlauf. Dieses Modell der langfristigen Aufbewahrung entspricht den gesetzlichen Anforderungen zur Bereitstellung von digitalisierten Lohnabrechnungen.
Arkevia über die Lohnabrechnungen hinaus: erweiterte Dokumentennutzung
Arkevia auf die Digitalisierung von Lohnabrechnungen zu reduzieren, bedeutet, die Plattform nicht vollständig zu nutzen. Der persönliche Bereich des Arbeitnehmers erlaubt das Hochladen von Dokumenten im PDF-Format, was viel breitere Nutzungsmöglichkeiten eröffnet.
Die Kategorien von Dateien, die wir am häufigsten von den Nutzern archiviert sehen:
- Identitätsdokumente (Personalausweis, Reisepass, Führerschein) mit der Möglichkeit zur Aktualisierung bei der Erneuerung
- Verträge und berufliche Nachträge von früheren Arbeitgebern, die Arkevia nicht genutzt haben
- Verschiedene Bescheinigungen: Hausratversicherung, Zusatzversicherung, Ausbildungszertifikate
- Steuerdokumente: Steuerbescheide, Erklärungen, Wohnsitznachweise
Die Speicherung der Daten auf Servern in Frankreich ist ein konkretes technisches Argument für Arbeitnehmer, die auf die Lokalisierung ihrer persönlichen Informationen achten. Diese Infrastruktur erfüllt die Anforderungen der DSGVO in Bezug auf die Datenverarbeitung im europäischen Raum.
Konkrete Grenzen des digitalen Tresors Arkevia
Der Arbeitnehmer kann kein Arkevia-Konto aus eigener Initiative eröffnen. Der Zugang hängt ausschließlich von einem Arbeitgeberabonnement ab, was Selbstständige, Freiberufler und Arbeitsuchende ausschließt, die nie einen Arbeitgeber hatten, der die Plattform nutzt.
Die Benutzeroberfläche von myarkevia.com bleibt funktional, aber wir stellen fest, dass sie keine wesentlichen Entwicklungen in Bezug auf die Ergonomie erfahren hat. Die Suche nach Dokumenten in einem langen Verlauf kann mühsam sein, wenn es an einem Tagging-System oder erweiterten Filtern fehlt. Die Klassifizierung erfolgt über manuell vom Benutzer erstellte Verzeichnisse.
Der Speicherplatz, obwohl ausreichend für administrative Dokumente im PDF-Format, ist nicht darauf ausgelegt, große Dateien (Hochauflösende Fotos, Videos) zu archivieren. Die Nutzung bleibt strikt dokumentarisch.
Ein letzter Punkt, den es zu berücksichtigen gilt: die Abhängigkeit vom Dienstleister. Im Falle eines Wechsels der Lösung durch den Arbeitgeber muss der Arbeitnehmer sicherstellen, dass seine Dokumente weiterhin zugänglich sind oder sie präventiv herunterladen. Regelmäßig eine lokale Kopie seiner Dateien zu exportieren, bleibt eine grundlegende Vorsichtsmaßnahme, unabhängig davon, welcher digitale Tresor verwendet wird.